Автоматизация бизнеса: как управлять процессами в BPMS

Бизнес во все времена стремился к трем основным целям: увеличить долю на рынке, расширить арсенал конкурентных преимуществ, обеспечить стабильное развитие в перспективе.

Современная бизнес-среда существует в условиях стремительного развития цифровых технологий, и чтобы не оказаться офсайд, компаниям необходимо гибко и оперативно подстраиваться под постоянно меняющийся ландшафт рынка. Если малый и средний бизнес более динамичен и способен гораздо быстрее адаптировать свои процессы к новым условиям, то для крупных корпораций и холдингов такая трансформация - серьезный вызов.

Мобильность при наличии огромного количества структурных подразделений и сложных многоуровневых бизнес-процессов весьма затруднительна. И пока одни теряют время в спорах о том, как эффективней управлять, другие уже применяют оружие нового поколения - системы для автоматизации и управления бизнес-процессами - BPM Suite, которое подразумевает переход к процессной управленческой модели.

В современной, ориентированной на клиента экономике, процессный подход, как один из способов повышения конкурентоспособности, завоевывает все больше сторонников. Об этом свидетельствуют данные аналитиков, которые говорят о стабильных темпах роста рынка BPM-решений в России (их прогнозируют на уровне 14,6%). По результатам исследования агентства Forrester Research, объем рынка по итогам 2016 года достиг $7,6 млрд. Между тем, хотя интерес российского бизнес-сообщества к технологиям BPM и сохраняется на высоком уровне, многие все еще решают задачи по автоматизации бизнес-процессов с помощью, например, ERP. Об этом заявили примерно 60% респондентов. На специализированные BPMS полагаются только около 16% участвовавших в опросе компаний.

Автоматизация бизнес-процессов

Цифровые технологии кардинально изменили подход к управлению организацией, разрозненные подразделения которой стали частью единой информационной среды. А управление бизнес-процессами получило дополнительный импульс в виде обязательной автоматизации. "Бумажные" процессы канули в Лету.

Автоматизация бизнеса - это следствие тотальной цифровой трансформации - наиболее жизнеспособной сегодня стратегии развития бизнеса. Для одних компаний она может стать настоящим испытанием и источником проблем, для других - источником новых возможностей, которые позволят использовать информационные технологии для получения дополнительных конкурентных преимуществ. Например, за счет более эффективной организации деятельности, создания новых товаров и сервисов, наиболее востребованных потребителями.

Выбрав путь цифровых преобразований, компаниям необходимо сменить и способы управления бизнес-процессами (Business Process Management), которые объединяют в единой модели компьютерные и человеческие ресурсы предприятия.

Сама концепция BPM не подразумевает обязательную автоматизацию. Более того, многим компаниям все еще достаточно простого описания бизнес-процессов и регламентов. Но такие схематические, бумажные процессы дают лишь общую и далеко не объективную картину устройства бизнеса и никак не являются инструментом управления. Попытки управлять компанией по бумажным регламентам - это все равно что управлять автомобилем по технической документации. Ведь чтобы ездить, мало теоретических познаний о вождении. Необходимо уметь управлять рычагами и делать это вовремя, двигаться в потоке, оценивать и оперативно реагировать как на внутренние показатели машины, так и внешние обстоятельства. Именно способность компании адекватно оценивать внешние изменения и гибко под них подстраиваться открывает путь компаниям в эпоху digital.

Автоматизированные с помощью BPM-систем процессы - интерактивны. То есть, их можно не только описать в виде диаграмм и блок-схем, но и запустить, что в итоге позволяет получать точные измерения выполняемых операций.

Преимуществом большинства BPM-систем является то, что для моделирования бизнес-процессов используются простые и понятные нотации (BPMN, например). Таким образом, каждый бизнес-пользователь, не имея навыков программирования и не являясь ИТ-специалистом, сможет построить и запустить процесс в системе. Кроме того, вендоры предоставляют услуги автоматизации бизнеса и поддержки в процессе дальнейшей эксплуатации.

Управление процессами или их автоматизация?

К идее воплощения управленческой концепции BPM, как правило, приходят либо от бизнеса, либо от ИТ. В первом случае в фокусе - управление бизнес-процессом. То есть, координация действий исполнителей процесса со сложной логикой, распределенного по разным географически разрозненным структурным единицам.

Во втором случае акцент смещается на интеграцию отдельных автоматизированных систем и сервисов в единую систему и на максимально возможное сокращение усилий каждого пользователя для работы с ней.

Подход бизнеса более правильный с точки зрения логики управления бизнесом, но на практике чаще применяют подход ИТ. В итоге у проектов ВРМ есть одна общая проблема: автоматизации бизнес-процессов придается слишком много значения, часто в ущерб эффективному управлению ими.

Типичный пример: качеству пользовательского интерфейса к шагам процесса, а также интеграции этого процесса с существующими автоматизированными системами придается гораздо больше значения, чем, скажем, скорости разработки. При этом совершенно не берется в расчет тот факт, что работоспособную схему процесса практически никогда невозможно разработать с первого раза. Как показывает практика, неопытной команде потребуется как минимум 8-10 итераций, и только по мере накопления опыта их количество сокращается до 4-5.

Ключевой принцип процессного управления и ВРМ в том, что в фокусе - общая цель, которая является смыслом деятельности, а результат оценивается не по тому, как качественно и быстро справился с задачей каждый исполнитель, а по тому, как завершился весь процесс. Это командная игра. Такой подход исключает перекосы в показателях и, следовательно, позволяет повысить эффективность управления. Бизнес, сделавший выбор в пользу процессного управления, способен быть более гибким, быстрее реагировать на вызовы рынка, более точно сформировать новые цели и достичь их в кратчайшие сроки.

Подписывайтесь на аккаунт ЛІГА.net в Twitter, Facebook, ВКонтакте и Одноклассниках: в одной ленте - все, что стоит знать о политике, экономике, бизнесе и финансах.