Гібридний формат проведення ділових івентів та їхні головні переваги

Представники великого бізнесу вже досить давно належно оцінили всі переваги проведення різних зустрічей і конференцій у гібридному форматі, тобто офлайн плюс онлайн, коли один чи кілька учасників заходу спілкуються з рештою аудиторії через відеозв’язок, виведений на монітор ноутбука чи великий екран. Це дуже зручно, якщо хтось з якихось причин не може прибути у призначений час на зустріч.

Є безліч нюансів, які властиві саме гібридному формату зустрічей і не характерні для традиційних онлайн- чи офлайн-заходів. І більшість "підводних каменів" криється саме в технічному боці питання.

Так, формат гібридних заходів передбачає наявність живого майданчика та реальних учасників, але онлайн-сторона питання все одно залишається основною. Для проведення такого івенту потрібно дуже багато різної техніки та якісний інтернет-зв'язок.

Інтернет

Це основа основ таких заходів. Без якісного, швидкого, безперебійного зв'язку не обійтися. Найважливішими є такі критерії:

• Кабельний швидкий інтернет для забезпечення трансляції  (рекомендуємо подумати також про резервний канал зв'язку на випадок технічних збоїв). Без цієї умови готувати важливий гібридний або онлайн-проєкт практично нереально.
• Wi-Fi-покриття. Воно має бути максимально повним, mash-типу. Ця складна структура мережі забезпечує стабільне з'єднання та однаково високу швидкість по всій площі покриття. Вона також забезпечує безшовний роумінг, тобто передача даних не уповільнюється і не переривається при переміщенні із зони в зону. Якщо такої мережі немає, її доведеться створити, причому відразу дві — окремо для організаторів заходу і всіх учасників. Обидві мережі важливо захистити паролем, щоб не зіткнутися з перевантаженням випадковими підключеннями.
• Пропускна здатність. Інтернет-канал повинен бути стабільним, потужним і високошвидкісним, причому швидкість безпосередньо залежить від масштабності події, кількості учасників та об’єму даних, що транслюються.
• Засоби передачі. Відео- та аудіоконтент, який створюється на офлайн-майданчиках, потрібно швидко обробляти та надсилати в ефір. Для цього необхідно багато різного обладнання, і його якість має відповідати найвищим сучасним стандартам.

Техніка для зйомки

Для створення якісної чіткої картинки для всіх учасників знадобляться:

Відеокамери. Обов'язково потрібні не тільки звичайні фото- та відеокамери, а й просунутіші пристрої, такі як екшн-камери, квадрокоптери тощо. Вони дадуть змогу створити ефект повного занурення всіх учасників конференції та підтримати динаміку в кадрі. Особливо важливо це для рутинних за активністю у кадрі подій, наприклад, конференцій, форумів, семінарів тощо, де за програмою не передбачається змін декорацій. Усе обладнання має давати хорошу якісну картинку формату HD або Full HD.

Освітлювальна техніка. У цьому питанні дуже важливо знайти золоту середину. Брак освітлення не дасть реалістичної картинки, що дуже важливо при великих планах, безлічі осіб у кадрі, демонстрації будь-яких об'єктів чи процедур тощо. Занадто ж яскраве світло битиме в очі, спричинюючи дискомфорт спікерам.

Звукозаписна техніка. Всі звукозаписні пристрої повинні бути стійкими до різних перешкод — шумів або вітру, якщо зйомка відбувається на локації просто неба. Також важливо, щоб звук був без спотворень і не відставав від картинки, як це часто буває за різних проблем із технікою або зв'язком.

Люди. Професіонали, які володіють навичками та досвідом проведення онлайн- чи гібридних подій. Жодна просунута техніка не впорається із завданням без вправних рук та голів, здатних приймати правильні рішення та використовувати всі плюси й мінуси локації, техніки та індивідуальних особливостей спікерів для створення якісної картинки, користувацького досвіду учасників онлайн- чи гібридних подій.

Компанія ARENA CS за час карантину накопичила досить великий досвід організації онлайн-заходів — у нас є все, щоб зробити вашу гібридну подію крутою.

Але ми також не забули, як проводяться офлайн-заходи, з живим спілкуванням та позитивними емоціями. Ми навчилися робити це максимально безпечно і на найвищому технічному рівні.

Пропонуємо весь свій досвід і професіоналізм, щоб ви отримали саме той івент, який вам потрібен.