Діджиталізуй усе: як бізнесу заощадити час і кошти при роботі з контрактами

Налагодження ефективного процесу ведення договірної роботи в компанії досить часто є складним завданням і причиною суттєвих втрат річного доходу. Здавалося б, робота з договорами є звичною справою для українського бізнесу, але в той же час, лише одиниці отримують максимальний результат.

Причин є декілька і основна з них – "ручне" управління договорами, коли до процесу залучено багато учасників і виникають нескінченні ланцюги листів і погоджень. Неузгодженість дій всередині команди призводить до втрати головного ресурсу – часу, а необхідність швидкого укладання договору завдає шкоди перевірці ризиків, а також пропуску важливих дедлайнів.

Компанія ЛІГА:ЗАКОН детально проаналізувала всі потреби і болі ринку щодо роботи з договорами і представила CONTRACTUM – новий функціонал автоматизації договірної роботи в комплексних рішеннях LIGA360.

Що таке CONTRACTUM і які його можливості?

Функціонал автоматизації договірної роботи CONTRACTUM входить до складу екосистеми хмарних рішень LIGA360 і доступний лише її користувачам.  По суті, CONTRACTUM являє собою нову опцію у персоналізованому робочому місці юриста в екосистемі  LIGA360, що містить всі необхідні інструменти для якісної роботи.

CONTRACTUM дозволяє мінімізувати ризики на всіх етапах роботи з договорами: від отримання вимог замовників до постановки договору на моніторинг та відстеження його виконання.

Нове ІТ-рішення поєднує в собі функціональність продуктів ЛІГА:ЗАКОН, що дають можливість отримувати повну інформацію основних аспектів того чи іншого договору в єдиному вікні LIGA360 . Зокрема, мова йде про інформацію стосовно контрагентів, які є сторонами договору, інформацію щодо моніторингу дат і законодавчих змін, а також зовнішніх ризик-факторів, які можуть впливати на виконання договору.

CONTRACTUM наділений досить широкими можливостями щодо автоматизації договірної роботи. Зокрема:

- автоматично визначає і відображає для користувача нормативне регулювання та аналітику по договору відповідно до його типу,

- автоматично виділяє нормативно-правові акти, що згадуються в тексті договору, а також дозволяє поставити нормативно-правовий акт на моніторинг,

- забезпечує правову гігієну договору: виявляє помилки в нумерації, найменуванні сторін, використанні юридично не значимих слів,

- прискорює аналіз договору юристом, показуючи перехресне згадування пунктів договору,

- автоматично формує структуру договору і порівнює її з шаблонною структурою відповідно до типу договору, тим самим показуючи які саме розділи користувач не врахував,

- автоматично формує тайм-лайн договору, дозволяючи користувачеві ставити на моніторинг ключові дати,

- автоматично виділяє сторони договору та їх реквізити і дозволяє ставити на моніторинг сторони договору,

- дозволяє виділити слова і фрази, які можна розцінювати як ризики, а саме такі слова, як: "збитки", "штраф", "пеня", "претензія", "позов", "компенсація",

- збирає всі згадки грошових сум по тексту договору, дозволяючи їх проаналізувати і прийняти рішення щодо правок і уточнень.

Аналіз дат і сторін договору – важлива перевага CONTRACTUM.

Система CONTRACTUM дозволяє поставити на моніторинг дати і події, сторони договору та контрагентів, а також нормативно-правові акти.

Користувач зможе оперативно отримувати сповіщення про ті чи інші зміни, які стосуються договірної роботи. Зокрема, модуль smart-сигнали у професійному рішенні LIGA360 повідомлятиме про наближення дат, які були поставлені на моніторинг, за 30, 20, 10, 3 дні і в день настання, що дасть змогу не пропустити виконання зобов’язань за договором. Також smart-сигнали сповіщають користувача про зміни в  нормативно-правових актах та змінах в контрагентів, поставлених на моніторинг.

Перевірка інформації про сторони договору – важлива перевага CONTRACTUM. Зазвичай, при підготовці тексту договору, юрист звертається до різноманітних джерел для перегляду інформації про контрагента, але все одно не має повної картини та може не помічати важливих ризик-факторів у співпраці. CONTRACTUM надає інформацію про сторони договору: дані з ЄДР, інформацію про банкрутство, перевірки, податкові борги, судові рішення та виконавчі провадження щодо компанії.

Окрім того, можна переглянути аналітичні дані про фінансово-майновий стан компанії, а фінансовий та ринковий скоринги допоможуть оцінити фінансову стабільність компанії та її положення на ринку. При підписанні важливих договорів не зайвим буде ознайомитись зі зв’язками компанії – іншими юридичними, фізичними особами, переглянути пов’язані адреси та телефони.

Суттєвою перевагою CONTRACTUM є те, що система дає змогу створювати і зберігати всі документи в захищеному хмарному сховищі.

Завдяки хмарному сховищу користувач зможе впорядкувати всі свої договори, створюючи зрозумілу структуру зберігання, адаптовану під його бізнес-процеси. При цьому файли і папки можна переміщати, видаляти, створювати нові. Для зручності роботи з великим масивом документів є пошук і система навігації. Невід’ємною частиною такого сховища є паспорт і прев’ю договору, що дає змогу ознайомитися з текстом документу не завантажуючи текстовий редактор, а також побачити його основні елементи.

Варто зазначити, що інформація, яка доступна у базі договорів користувача є суто конфіденційною та добре захищеною. При цьому, розробник продукту, компанія ЛІГА:ЗАКОН, також немає можливості переглядати чи зберігати такі відомості.

Переваги для команд в системах LIGA360+CONTRACTUM:

• Тайм-лайн для контролю всіх етапів реалізації проекту. Система автоматично запропонує дати для моніторингу, а ще можна додати свої події;
• Зручна систематизація договорів і фільтри пошуку;
• Надійний захист хмарного сховища для безпечної роботи поза офісом;
• Паспорт договору для швидкого ознайомлення з суттю документа.

Ретельна перевірка документу & оперативне його підписання. Як CONTRACTUM допоможе тримати цей баланс?

Наступним надзвичайно важливим елементом при роботі з договорами є пошук золотої середини між необхідністю оперативного підписання документу та його ретельної перевірки. В більшості компаній виникають суперечності між юридичним департаментом, який прагне детально все перевірити аби уникнути фінансових і правових ризиків, та відділом продажів, який навпаки, зацікавлений у прискоренні цього процесу, аби закрити угоду.

Така ситуація призводить до багатьох неприємностей в подальшому: випливають приховані санкції, невигідні умови, ненадійні підрядники тощо. Оптимальним рішенням для бізнесу є необхідність максимально контролювати управління ризиками і при цьому не затягувати час для укладення контракту.

CONTRACTUM пропонує вирішення цього питання шляхом автоматизації, а саме автоматичної перевірки договору й аналізу ризиків. Основна перевага – мінімізація "людського фактора" в договірній роботі, що дозволяє виявити помилки на ранніх стадіях підготовки документів.

Детальний аналіз тексту договору, визначення його типу та можливість перевірити і звернути увагу на кожен елемент договору, переглянути добірки нормативної, аналітичної та консультаційної інформації а у подальшому встановити НПА, сторони та дати на моніторинг – дозволить визначити та оцінити ризики у майбутньому без необхідності підключати додаткові програми категорії legal tech / risk management.

Які аналітичні завдання можна довірити LIGA360 з функцією CONTRACTUM?

• Переглянути правову базу, аналітику, коментарі експертів й релевантні правові кейси;
• Визначити структуру і розділи відповідно до типу контракту (система розпізнає понад 80 видів договорів);
• Перевірити ризик-фактори сторін (банкрутство, санкції, публічні кошти, зв'язки, судові рішення);
• Перевірити суми, платежі й штрафні санкції;
• Провести "гігієнічну перевірку" тексту (нумерація, реквізити, дати, юридично незначущі слова).

Ще більше "корисностей"  завдяки CONTRACTUM.

Іще одна надзвичайно корисна властивість CONTRACTUM – це налаштування автоматичного моніторингу дат та інших факторів, що впливають на виконання договору. Справа в тому, що робота з контрактом не припиняється після підписання документу. Важливим моментом лишаються дедлайни, продовження дат договору, зміни законодавства чи контрагентів, які можуть вплинути на умови договору і т.д.

У LIGA360 доступні такі види моніторингів:

• Ключові дати за контрактами. Система сповістить, коли документи вступають і втрачають силу, до якого числа слід внести оплату або виконати послуги.
• Зміни в діяльності сторін. Користувачеві прийде повідомлення, якщо змінюються реквізити, власники, з’являються судові рішення з участю сторін, або підприємство було оголошено банкрутом.
• Зміни законодавства. Якщо відбуваються зміни, пов’язані з нормативними актами, зазначеними у договорах, система сповістить про це.

Всі зміни зображуються в єдиному вікні користувача у LIGA360. Також можна отримати оповіщення на e-mail.

CONTRACTUM розроблений як частина комплексної ІТ-системи LIGA360. Професійне рішення LIGA360 являє собою "єдине вікно" для управління бізнесом, з інструментами для різних ролей в команді.

Під час розробки CONTRACTUM, ЛІГА:ЗАКОН об’єднала  синергію використання різноманітних інформаційних продуктів компанії аби створити надійний інструмент, який допоможе уникнути ризиків при роботі з договорами і налаштувати єдине інформаційне поле для автоматизації договірної роботи всього бізнесу.